仲裁秘书之角色定位_东莞律师_东莞律师事务所_英特信律师事务所  
基于商事仲裁高效办案的要求，仲裁庭在有限的时间内同时处理程序性事务和实体性事务面临巨大挑战。因此，急需将仲裁庭从繁琐的仲裁程序性事务中抽离出来以专心处理案件实体问题，故仲裁秘书这一角色应运而生。仲裁秘书，又称仲裁庭秘书、办案秘书、管理秘书或研究助理，在国际仲裁程序中，仲裁秘书是指经由仲裁庭的决定或者当事人的同意，专门辅助仲裁庭处理具体案件的辅助人员。而在我国目前的仲裁实践中，仲裁秘书是指受聘于仲裁机构专门从事仲裁管理和协调工作的办案秘书。从仲裁秘书的产生背景来看，仲裁秘书均根据仲裁庭的命令执行工作任务，仲裁秘书本质上都是为仲裁庭办理案件提供服务的。  
仲裁秘书的角色定位  
我国仲裁法并未涉及仲裁秘书的相关内容，但在仲裁机构的仲裁规则中基本均有涉及，如《中国广州仲裁委员会仲裁规则》第十六条规定，办案秘书协助仲裁庭管理仲裁程序。《北京仲裁委员会仲裁规则》第一条第四款规定，办公室指派工作人员担任案件秘书，负责案件的程序管理和服务工作。《中国国际经济贸易仲裁委员会仲裁规则》第13条第四款规定，仲裁委员会受理案件后，仲裁委员会仲裁院应指定一名案件秘书协助仲裁案件的程序管理。在《国际商会仲裁规则》和《中国（上海）自由贸易试验区仲裁规则》中，未直接提及仲裁秘书，而是设立专门的秘书处，在仲裁委员会秘书长的领导下负责处理仲裁委员会的日常事务。从上述仲裁规则的相关内容可以将仲裁秘书的角色形象地描述为“案件程序管家”，仲裁秘书主要负责按照有关规定推进案件程序及管理仲裁案件的各类程序性事项，可以说从案件的立案受理到结案的整个过程都离不开仲裁秘书对案件程序的管理。同时，由此角色还可延伸出仲裁秘书“合作者”的角色，仲裁秘书在对案件进行程序管理的过程中，要高效地组织及配合不同行业、素质和背景的仲裁员共同来解决纠纷，只有在仲裁秘书与仲裁员友好“合作”的情况下，案件仲裁程序才能顺利进行。除此之外，仲裁秘书还有一个重要角色即仲裁参与人的角色，《中国广州仲裁委员会仲裁规则》第三十三条第九款规定，办案秘书、翻译人员、鉴定人、勘验人的回避，适用本条规定。该条将办案秘书与翻译人员、鉴定人、勘验人并列，纳入仲裁参与人之列，因此，适用于仲裁参与人的基本原则比如诚实守信等也同样适用于仲裁秘书。作为仲裁案件的直接参与者，仲裁秘书掌握大量当事人的信息和案件的资料，故其应保持与仲裁员相同程度的公正性和独立性。  
仲裁秘书的工作内容  
程序性事项系仲裁秘书的工作内容是毫无争议的，但对于仲裁秘书是否有权参与案件实体性事项在理论界和实践中均存在争议。在英国Pv.Q案中，仲裁庭将原打算发给仲裁秘书的邮件误发给了当事人，邮件的主要内容为：“你（仲裁秘书）对申请人的请求有何意见？”后来，申请人以此为由请求撤销该案的仲裁裁决，具体理由为仲裁秘书过度参与案件实体裁决过程。1995ICC’sNote明文禁止仲裁秘书参与仲裁庭的决策过程，对争议事项发表意见、参与讨论。2012ICC’sNote则规定，仲裁庭要求秘书准备书面备忘录和记录，不应使得仲裁庭免于亲自审査文书或起草仲裁庭决定的义务。新加坡国际仲裁中心（SIAC）2015年任用仲裁庭秘书指南也明确规定，仲裁庭秘书仅辅助仲裁庭完成管理性事项（administrativematters）。不过近年来，国际仲裁机构对于仲裁秘书的工作内容存在由严格限定在程序性事项范围内到提供有限的实体性协助调整的趋势。HKIAC的仲裁庭秘书任用指南和FAI的仲裁庭秘书任用指引均规定仲裁秘书可以参与仲裁庭合议及为仲裁庭提供起草非实体文书、非实体决定和部分裁决等有限的实体性协助。从我国仲裁机构对仲裁秘书的定位来看，部分仲裁机构仅对仲裁秘书的职能设置了较为宽泛的范围，并未明确是否可以参与案件实体性事项，而部分仲裁机构则明确规定仲裁秘书可处理某些实体性事项。虽然实践中对于是否允许仲裁秘书参与案件实体性事项存在不同观点和做法，对仲裁秘书的职能也是各持己见。但小编认为，其中不能突破的底线应是仲裁秘书不得行使仲裁员的专属权限，即仲裁秘书不能替仲裁庭作出关于案件处理的决定。这是因为，仲裁秘书这一角色本质上仅是辅助性的，仲裁秘书并非仲裁员，不能替代仲裁员行使裁判职能，也不享有对案件处理的决定权，仲裁秘书必须严格按照仲裁庭的指示行事，同时要接受仲裁庭的监督。  
仲裁秘书的任用  
关于仲裁秘书的任用，国际上多数仲裁机构为提高透明度，一般会通过相关文件专门对仲裁秘书的任用作出具体规定，且并非任何案件都可以任用仲裁秘书，一般来说只有争议金额较大、案情复杂的案件才能任用仲裁秘书，而那些标的较小或案情简单明了的案件则不适合任用仲裁秘书。国际上部分仲裁机构的做法是严格遵循当事人的意愿，即任用仲裁秘书必须经过当事人的同意。如伦敦国际仲裁院（LCIA）在2017年给仲裁员的指示中明确，只有经过当事人的同意，仲裁庭才可接受仲裁秘书的协助，任何一方反对某一秘书的人选都将阻止仲裁庭对该秘书进行任用。也有些国际仲裁机构直接将任用仲裁秘书的决定权赋予仲裁庭，并未将当事人的意见作为任用仲裁秘书的考虑因素。国际上多数仲裁机构未将仲裁秘书的人选限定在仲裁机构的工作人员范围，而国内的仲裁机构的普遍做法则是直接由机构指派其工作人员以仲裁秘书的角色协助处理具体案件，并不存在征得当事人同意或仲裁庭进行“选择”的过程。当然在为具体案件指派仲裁秘书的时候也会考虑仲裁秘书是否与案件存在利害关系等可能影响案件公正处理的因素，如果存有仲裁秘书与案件本身有利害关系或可能影响案件公正裁决的其他关系，则仲裁秘书应该主动回避，当事人也有权提出回避申请。